EXCEL 學習字串處理函式了解將"王小明"自動變成"王O明"的方法!

常常在學校榜單，活動名單...等各式各樣的有著一大串姓名的表格中，公告者為了防止個資外洩，通常會將每個人姓名中間那個字改成"O"或"X"等字樣，例如將"王小明"改成"王O明"。若名單只有少數幾個人，就用人工一個一個改，花的時間是不會很多，可以很輕鬆很愉快，但人數若是成千上百，那要純手工，那可真的會改到手抽筋，曠日廢時，愉快不起來啊!

當然，若不要用手工笨方法，那就要知道自動好方法快方法是怎麼做到的。而解決這個問題的最佳工具非EXCEL莫屬(GOOGLE試算表也可以)，底下就從解決這種問題會用到的幾個內建文字處理函式開始學習：

(註：處理這個問題的方式有很多，不是只有單一方式而已，上網找可以找到一大堆其它方式......)

1.先執行本機的MicroSoft  EXCEL  或  上網登錄GOOGLE雲端，選擇試算表

左：本機MicroSoft  EXCEL               右：GOOGLE雲端試算表

2.在空白表格中，先輸入下列資料(A欄的範例文字，可以自己隨意輸入)

左：MicroSoft  EXCEL                       右：GOOGLE試算表

3.使用LEN函數：
 (1)語法：LEN(字串)
 (2)功能：括號內只有一個字串引數，會傳回字串的字元數
 (3)範例：LEN("我要賺大錢") = 5 (共5個字)
     範例：LEN(A2) = A2儲存格內字串的字數
 (4)依下圖操作：

       在B2儲存格使用LEN函式，自動計算A2儲存格內文字的字數，並在B2顯示

   

    (4-1)MicroSoft EXCEL做法：(若不按下方順序操作，也可以在"fx"右邊的空格內直接

            以建盤輸入' =LEN(A2)' 會有相同的效果)

EXCEL：步驟1為點選B2儲存格。步驟2為點選"fx"字樣，即在B2儲存格中使用函式功能。步驟3下拉選單中可以看見EXCEL裡有很多類型的內建函式，我們選的是"文字"。步驟4選單中可以看到很多同屬"文字"類的函式，我們選的是"LEN"。步驟6輸入"A2"是指要計算A2儲存格內文字的字數。

     (4-2)GOOGLE試算表做法：(若不按下方順序操作，也可以在"fx"右邊的空格內直接

             以建盤輸入' =LEN(A2)' 會有相同的效果)

GOOGLE試算表：步驟1為滑鼠點選B2儲存格。步驟6則是在B2函式內輸入"A2"。其餘操作類似EXCEL

 (5)操作後結果：

左：MicroSoft  EXCEL                       右：GOOGLE試算表

4.使用IF函數：[屬於"邏輯"類的函式，不屬於"文字"類函式][經常用到的函式]
 (1)語法：IF(判斷式  ,   "是"的陳述式  ,  "否"的陳述式)
 (2)功能：括號內有三個引數，以2個逗號隔開，左邊第1引數判斷式的結果只有 "是" 和 "否"
                  "是"：執行括號內中間第2引數的陳述式       "否"：執行括號內右邊第3引數的陳述式
 (3)範例：IF(A2>1000  ,  "超出預算"  ,  "尚有餘額")
                 意思：若A2儲存格內的數字大於1000，則顯示"超出預算"
                             否則顯示"尚有餘額"
     範例：IF(A2>1000  ,  "很多"  ,  IF(A2<500  ,  "很少"  ,  "中間") )
                 這是一個IF函式裡又包含了另一個IF函式的巢狀寫法
                 意思：若A2儲存格內的數字大於1000，則直接顯示"很多"
                             否則再次判斷A2儲存格內的數字若小於500，則顯示"很少"
                             否則顯示"中間"(即表示A2內之值介於500~1000之間)
 (4)依下圖操作：(請先完成上方第1列說明及左側A欄數字)

      先點B2儲存格，再於上方輸入' =IF(A2>1000  ,  "超出預算"  ,  "尚有餘額") '
      再點C2儲存格，再於上方輸入' =IF(A2>1000  ,  "很多"  ,  IF(A2<500  ,  "很少"  ,  "中間") ) '

EXCEL及GOOGLE試算表做法相同

 (5)操作後結果：

EXCEL及GOOGLE試算表做法相同

5.使用REPT函數：
 (1)語法：REPT(字串  ,  重複次數)
 (2)功能：括號內有二個引數，以1個逗號隔開，左邊第1引數是要被重複顯示的字串
                  右邊第2引數是字串要重複的次數
 (3)範例：REPT("棒"  ,  5)
                 意思：連續顯示5次"棒"，即 => 棒棒棒棒棒
     範例：REPT("很好"  ,  3)
                 意思：連續顯示5次"很好"，即 => 很好很好很好
     範例：REPT(A2  ,  B2)
                 意思：將A2儲存格內的字串，連續顯示B2次
 (4)依下圖操作：(請先完成上方第1列說明及左側A欄文字及B欄次數)

      先點C2儲存格，再於上方輸入' =REPT(A2  ,  B2) '

EXCEL及GOOGLE試算表做法相同

 (5)操作後結果：

EXCEL及GOOGLE試算表做法相同

6.使用REPLACE函數：會根據您指定的字元數，以不同的文字字串來取代文字字串的某一部分
 (1)語法：REPLACE(字串  ,  開始位置  ,  取代字數  ,  要取代的文字)
 (2)功能：括號內有四個引數，以3個逗號隔開，左邊第1引數是指其中某些字元要被取代的字串
                  第2引數是指字串中要被取代的開始字元位置

                  第3引數是指要被取代的字元數，第4引數是指要取代的文字
 (3)範例：REPLACE("classroom"  ,  3  ,  4  ,  "*")
                 意思："classroom"的第3字元(即"a")開始，連續4個字元(即"assr")，以"*"取代

                             最後結果變成 => "cl*oom"
     範例：REPLACE("我有5008元"  ,  2  ,  3  ,  "X")

                意思："我有5008元"的第2字元(即"有")開始，連續3個字元(即"有50")，以"X"取代

                             最後結果變成 => "我X08元"

     範例：REPLACE("abcde"  ,  3  ,  2  ,  "西西西西")

                意思："abcde"的第3字元(即"c")開始，連續2個字元(即"cd")，以"西西西西"取代

                             最後結果變成 => "ab西西西西e"    

     範例：REPLACE("rstuvwxyz"  ,  5  ,  4  ,  REPT("*"  ,  4))

                意思："rstuvwxyz"的第5字元(即"v")開始，連續4個字元(即"vwxy")，以4次"*"取代

                             最後結果變成 => "rstu****z"     

 (4)依下圖操作：(請先完成上方第1列說明及左側A欄文字)

      先點B2儲存格，再於上方輸入' =REPLACE(A2  ,  3  ,  4  ,  "*") '

      再點B3儲存格，再於上方輸入' =REPLACE(A3  ,  2  ,  3  ,  "X") '

      再點B4儲存格，再於上方輸入' =REPLACE(A4  ,  3  ,  2  ,  "西西西西") '

      再點B5儲存格，再於上方輸入' =REPLACE(A5  ,  5  ,  4  ,  REPT("*"  ,  4)) '

EXCEL及GOOGLE試算表做法相同

 (5)操作後結果：

EXCEL及GOOGLE試算表做法相同

7.熟悉了上面4個函式的意思及練習後，接下來就要進入主題囉!

   首先考量一般人的姓名至少為2個字，多數為3個字，4個字以上的也有，但就比較少了

 (1)若姓名只有2個字，就沒有所謂的中間字，處理方式較簡單，保留第1個字，

      並將第2個字取代成"O"即可，即 REPLACE(A2 , 2 , 1 , "O")

 (2)若姓名至少3個字，就會有所謂的中間字，假設顯示時要保留姓名頭尾2字，則

      姓名3個字的，就要將中間的1個字(3-2)取代成1個"O"，

      姓名4個字的，就要將中間的2個字(4-2)取代成2個"O"，

      姓名5個字的，就要將中間的3個字(5-2)取代成3個"O"，

      ......

      姓名n個字的，就要將中間的n-2個字取代成n-2個"O"，

 (3)因此，函式一開始便要先判斷姓名是2個字(yes)還是超過2個字(no)，若為yes，則執行

      上面(1)的內容，若為no,則執行上述(2)的內容，完整函式如下：

完整函式及流程圖

 (4)依下圖操作：(請先完成上方第1列說明及左側A欄姓名)

      先點B2儲存格，再於上方輸入完整函式

EXCEL及GOOGLE試算表做法相同

 (5)操作後結果：

EXCEL及GOOGLE試算表做法相同

8.大功告成!

   其實EXCEL或GOOGLE試算表的內建函式有非常多，包羅萬象，且網路上都有詳盡的介紹

   及範例，只要肯接觸，必定可學習到很多實用的方法及工具，解決學習上或工作上的眾多

   問題。

9.謝謝收看!